Kassasysteem voor zelfoogsttuinen

Twee tuinen, twee momenten

Draait je tuin op plekken, dan staat er niets tussen jou en je leden op het moment dat ze oogsten. Wat er wél langs de kassa gaat is dat wat naast de plekken meeloopt. Eieren, honing, jam, een bos bloemen, plantjes in het voorjaar: dingen die niet in het deel van een lid zitten en waar dus apart voor betaald wordt.

Daar komen twee soorten mensen op af. Je eigen leden, die er toch al zijn en er iets bij meenemen. En mensen zonder plek, die op een open dag of op een zaterdag langslopen omdat ze het hek open zagen staan. In allebei de gevallen wil je er zo min mogelijk werk aan hebben. De vraag is niet hoe je er meer uit haalt, maar of het doorloopt op de uren dat jij achterin de tuin staat.

Draait je tuin op plukken, dan is dat geen randje. Dan is iedere bezoeker die met een bos naar de uitgang loopt een bedrag dat je die dag binnenhaalt of misloopt. Een geldbusje werkt daar tot het niet meer werkt. Iemand telt zelf op wat zeven dahlia's en drie zonnebloemen samen kosten, twijfelt, en zoekt dan naar contant geld dat hij steeds vaker niet meer op zak heeft. Er staat niemand om het over te nemen. Je merkt het pas als je 's avonds het busje leegt, en dan weet je nog steeds niet wat eruit is gegaan.

Veel tuinen doen allebei. Een deel van de grond op plekken, een deel open voor wie langskomt. Dan loopt het over dezelfde kassa en zie je aan het eind van het seizoen wat elk deel heeft opgebracht.

Het moment van betalen is waar het knapt

Wij komen niet uit de agrarische sector. Wat wij al jaren doen is processen automatiseren, en onder de motorkap verschilt een kassasysteem nauwelijks van een reserveringssysteem of van het bundelen van een mailstroom. De vakkennis daarbovenop breng jij in. Wat wij meebrengen is de vraag waar zo'n proces knapt, en dat is altijd hetzelfde punt: het moment van betalen.

Wij werkten meerdere jaren mee aan software voor het elektronisch voorschrijven van medicatie, waar een fout niet mocht voorkomen. Daar houden wij één gewoonte aan over: eerst kijken wat er misgaat als iemand het verkeerd invult. Staat er iemand bij, dan is dat ter plekke recht te zetten. Bij jou niet.

Daarom kan er op drie manieren betaald worden. Met de pin. Met een betaalverzoek via een QR-code, voor het moment dat het pinapparaat het niet doet. En via automatische incasso, met één factuur aan het begin van de volgende maand, voor wie er vaker iets meeneemt.

Die tweede staat er niet om de lijst langer te maken. Hij bepaalt of iemand op een zaterdag alsnog betaalt of dat jij het maandag uitzoekt. Op een pluktuin is dat het verschil tussen een dag die klopt en een dag die niet klopt. Bestellingen en facturen blijven in de app terug te zien.

Wat een kassasysteem voor zelfoogsttuinen kost

Het bedrag is voor elk onderdeel van ons aanbod hetzelfde: €25 per maand per module, tot maximaal €50 per maand, hoeveel modules je ook aanzet. Een module is bij ons een compleet systeem en niet een los onderdeel daarbinnen: het kassasysteem is één module, ook al zitten het afrekenen, de bon en het bijhouden van wat er nog ligt erin. Heb je er drie nodig, dan betaal je dus vijftig euro per maand en niet driemaal vijfentwintig. Zo houden we het betaalbaar, want wij geloven in bestaansrecht voor iedere boer.

Bij jou zit daar een scheve kant aan en die noemen we liever zelf. Een bedrag per maand loopt door in de maanden dat er niets binnenkomt, en jouw jaar heeft die maanden. Op een tuin op plekken valt het inkomen in één keer in het voorjaar en zit het vast aan het aantal plekken, dus het groeit niet mee met een jaar dat meevalt. Op een pluktuin loopt het mee met het seizoen en staat het stil zodra het veld leeg is. In allebei de gevallen betaal je in de winter voor iets waar dan niemand langskomt.

Wat dat maximum wel doet: het geldt voor het hele aanbod bij elkaar. Zet je er later het innen van je plekken naast, dan komt daar geen derde bedrag bij.

Van 'ja' naar 'het draait'

De weg erheen is kort en het meeste werk ligt bij ons.

1. Je mailt ons, en wij plannen een afspraak met je in.
2. Voor die afspraak sturen wij je een vragenlijst. Die invullen is het enige wat wij van jou vragen; je antwoorden gebruiken wij om de afspraak voor te bereiden.
3. In dat gesprek kijken we mee met hoe je werkt, en daarna stellen wij de software op maat in, passend bij jouw bedrijf. Het invoeren en instellen doen wij, niet jij.
4. Je hebt daarbij contact met ons zelf, Brent en Glenn, de oprichters.

Wat er goed in moet is de eenheid: een bos, een steel, een bakje, een pot, een kilo. Iets wat één keer verkeerd is aangemaakt, loopt daarna elk kwartaal mee in je aangifte. Bij een tuin die alleen een randje naast de plekken heeft, is die lijst kort. Bij een pluktuin is hij langer en verandert hij met het seizoen mee, want wat er in juni bloeit staat er in september niet meer.

Bij die dingen hoort een foto, want wie zelf scant kiest op wat hij ziet. Die foto's kunnen wij aanleveren, maar eigen beeld is meestal beter: het is jouw honing en het zijn jouw bloemen.

Wie er nu mee werkt

Ons eerste kassasysteem draait bij De Lokalist, waar bezoekers hun producten zelf scannen en zelf afrekenen.

In een verslokaal op een boerderij draait een zelfbedieningsapp van ons met bijna honderd producten erin. Iemand pakt wat hij nodig heeft, kiest het in de app en rekent zelf af, en er hoeft niemand bij te staan.

Wat bij jou anders is dan in dat verslokaal, is de lengte van die lijst en niet de manier van betalen. Het onbemande deel is hetzelfde: er komt iemand op een moment dat jij ergens anders bent.

Waar dit ophoudt

Heb je leden met een plek, dan loopt hun geld hier niet langs. Wat zij voor die plek betalen komt vooruit binnen, en dat is een andere afspraak dan afrekenen bij het schuurtje. Hoe je dat int zonder er zelf achteraan te gaan, staat op de pagina over abonnementenbeheer.

Zoek je vooral iets voor je ledenlijst, dus wie er meedoet, wie betaald heeft en wie het weekbericht krijgt, dan is dat een andere vraag dan deze. Waar je bij zulke software op let, staat bij csa farm software.

En gaat er elke week een krat naar een winkel of een restaurant in de buurt, dan bestelt die vooruit en betaalt hij op factuur. Dat past niet in een kassasysteem; daar zijn zakelijke bestellingen voor bedoeld.

Hoe je hier verder mee komt

De vervolgstap is contact opnemen, en daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.

Mail ons wat er bij jou langs de kassa gaat en op welke dagen je tuin open is zonder dat jij er bent. Dan plannen we een afspraak waarin jij laat zien hoe je seizoen loopt. Wij hoeven niet te laten zien wat het allemaal kan; wij willen weten wat er misgaat als er iemand bij de uitgang staat terwijl jij achterin bezig bent.

De winter is daar het moment voor, vóór je inschrijving opengaat of je veld weer vol staat. Wat je in maart nog moet regelen, regel je erbij terwijl het seizoen al loopt.